Çalışma mevzuatında işverenlere birçok yükümlülük getirilmiştir.

İşverenin yükümlülükleri arasında 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75’inci maddesi uyarınca “özlük dosyası” düzenlemek ve zamanaşımı süresi boyunca saklamak da bulunmaktadır.

İşverenler tarafından çalıştırılan her işçi için özlük dosyası düzenlenmelidir. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamakla yükümlüdür.

Bahse konu belgeler istendiği takdirde yetkili memur ve mercilere gösterilmelidir.

Diğer yandan işveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

Özlük dosyasının düzenlenmesi ve saklanmasının önemi, işverenlerin ispat yükümlülükleri ile bağlantılıdır.

Bu nedenle iyi bir ispat için özlük dosyasının eksiksiz düzenlenmesi gerekmektedir. 

Eksiksiz düzenlenmesinin yanı sıra özlük dosyasının güncel olması da oldukça önemlidir.

Hiçbir kanunda özlük dosyasında bulunması gerekenler sayılmamıştır. Ancak ispat için önem arz eden belgelerin bulundurulması önerilmektedir.

Ek olarak, ilgili belgelerin işyeri kuralları, çalışma koşulu niteliğinde olup, ıslak imzalı veya çalışan tarafından özel olarak onaylanmış hallerinin muhafaza edilmesi kanıt yükümlülüğü adına uygun olacaktır.

Özlük dosyasında bazı belgeler işe başlanırken verilmesi gerektiği gibi bazı belgeler ise işçinin işyerinde çalıştığı süre boyunca oluşturulan belgelerdir.

İşyeri çalışanlarının yasal hak edişleri hakkındaki zamanaşımı süreleri, dosya ve belgelerin saklama süreleri olarak değerlendirilir. Bu yönüyle iş ve sosyal güvenlik mevzuatında belirlenen zamanaşımı sürelerine göre özlük belgeleri saklanmalıdır.

Bu sürelerden sonra kişisel verilerin saklanmasındaki makul gerekçe ortadan kalktığından, bilgi ve belgelerin anonim hale getirilerek imha edilmesi gerekmektedir.

İş mevzuatı uyarınca ücret alacaklarında zamanaşımı süresi beş yıldır. Bu kapsamda ücret bordroları gibi, yıllık izin ücreti, kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, kötü niyet tazminatı ve ayrımcılık tazminatı için bu ödemelere ait belgelerin beş yıl saklanması gerekir.

İşveren veya işyeri sahipleri sosyal güvenliğe dair işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle saklamak zorundadır. Ayrıca gerektiğinde bu bilgi ve belgelerin Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından istenilmesi halinde on beş gün içinde ibraz etmek zorundadırlar. Buna göre çalışanların sosyal güvenliğine dair bilgi ve belgelerin on yıl süreyle özlük dosyasında saklanması gerekir.

Vergi mevzuatında 5 yıl, SGK mevzuatında 10 yıl, Türk Ticaret Kanunu’nda 10 yıl ve İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatında ise 15 yıl saklama zorunluluğu vardır. Bir diğer ifade ile şirket çalışanlarının özlük dosyalarını zaman aşımı süresince saklamalı ve bu süreler aşıldıktan sonra ilgili verileri imha etmelidir.

Dolayısıyla özlük dosyalarında bulunan evrakların 15 yıl süresince saklanması en risksiz yöntem olacaktır.

Son olarak 4857 sayılı İş Kanunu uyarınca “Özlük dosyası düzenleme yükümlülüğüne aykırılık” 2025 yılı için 21.213 TL idari para cezasına tabidir.

İşverenlerin olası denetimlerde bu ceza ile karşılaşmamaları ve zamanaşımı bakımından risk almamaları adına her işçi adına özlük dosyalarını düzenlemeli, güncel tutmalı ve 15 yıl boyunca saklamalıdır.