Kimlik bildirme yükümlülüğü, işletmelerin çalışanlarının kimlik bilgilerini, işe giriş-çıkış tarihlerini, faaliyet adreslerini ve işyerinin diğer önemli bilgilerini yetkili genel kolluk örgütlerine (polis veya jandarma karakolları) bildirmesi anlamına gelmektedir.

Kimlik bildirme sistemi ile elde edilen bilgiler, kamu güvenliği ve düzenini sağlamakla görevli Devlet örgütleri için önemli olduğu kadar, kamu hizmeti yerine getiren diğer kuruluşlar (TÜİK, SGK vd.) için de, yararlanılan değerli bir kaynaktır.

Zira bu yükümlülük kapsamında temin edilen bilgiler, bir yandan kamu düzeninin korunması amacıyla kullanılırken, diğer yandan da çalışan haklarının korunması, sosyal güvenlik sisteminin düzgün işlemesi, kayıt dışı istihdamla mücadele ve iş sağlığı ve güvenliği açısından da büyük bir öneme sahiptir. 

Kimlik bildirme yükümlülüğünün yasal dayanağı

Kimlik bildirme ile ilgili yükümlülükler ve uygulama kuralları 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu ve bu kanuna istinaden çıkarılmış olan “Kimlik Bildirme Kanununun Uygulanması İle İlgili Yönetmelik”te ayrıntılı olarak düzenlenmiştir.

Söz konusu düzenlemeler, işyerlerinde çalışanların ve bazı işletmelerde hizmet alan kişilerin kimlik bilgilerinin doğru ve eksiksiz bir şekilde yetkili makamlara bildirilmesini zorunlu kılmaktadır.

Kimlik bildirme yükümlülüğü olan kurum ve kuruluşlar

- Özel veya resmi her türlü konaklama, dinlenme, bakım ve tedavi tesislerinin, ticaret ve sanat amacı güden bütün iş yerlerinin ve öğrenci yurtlarının sorumlu işleticileri, 

- Bu işyerlerinde çalışanlar ve barınanlar,

- Resmi dairelerin yetkili amirleri,

- Konutlarda sürekli veya geçici olarak kalanlar, çalışanlar veya konutlarını değiştirenler, 

Kimlik bildirme mevzuatı kapsamındadır.

Kimlik bildirme mevzuatı uyarınca, her türlü ticarethane, tüccar yazıhanesi, ocak veya şantiye, fabrika ve imalathane, atölye, depo, antrepo, ardiye, mağaza ve dükkân, banka ve banker dairesi, ikraz ve istikraz müessesesi, imtiyazlı ve imtiyazsız anonim, kooperatif, limited, komandit ve kollektif şirket gibi çalışma konusu mal veya para ticareti olan özel veya kamu kuruluşları ticaret ve sanat amacı güden işyeri olarak kabul edilmektedir.

Sorumlu işleticilerin bildirimi

Otel, motel, han, pansiyon, bekar odaları, günübirlik kiralanan evler, kamp, kamping, tatil köyü, her türlü özel veya resmi konaklama yerleri (yatılı okulların pansiyonları, yetiştirme yurtları ve köy odaları dahil) ile özel sağlık müesseseleri, dinlenme ve huzur evleri ve dini ve hayır kurumlarının sosyal tesislerinde devamlı olarak bir sorumlu işletici bulundurulması ve sorumlu işleticinin kimliğinin, tesis açılmadan önce, sahibi, kanuni temsilci veya kiracısı tarafından iki örnek olarak düzenlenecek olan İşletici Kimlik Bildirme Belgesi (form: 1)’ne yazılarak en yakın yetkili genel kolluk örgütüne verilmesi gerekmektedir.

Sorumlu işleticinin değişmesi halinde de 24 saat içinde, yeni işleticiye ait kimlik bildirme belgesi, ayrılan işleticinin adı ve ayrılış tarihi de yazılarak yukarıda belirtilen yönteme göre en yakın yetkili genel kolluk örgütüne bildirilmesi gerekmektedir.

Bu yükümlülüğe uyulmaması halinde 4 bin 135 TL (2024 yılı) idari para cezası uygulanmaktadır. 

Çalışanların bildirimi

Otel, motel, han, pansiyon, bekar odaları, günübirlik kiralanan evler, kamp, kamping, tatil köyü, her türlü özel veya resmi konaklama yerleri (yatılı okulların pansiyonları, yetiştirme yurtları ve köy odaları dahil) ile özel sağlık müesseseleri, dinlenme ve huzur evleri ve dini ve hayır kurumlarının sosyal tesislerinde sürekli veya geçici olarak çalıştırılanların kimliklerinin, iki örnek olarak düzenlenecek olan Çalışanlara Ait Kimlik Bildirme Belgesi’ne (Form:2) yazılarak 24 saat içinde en yakın yetkili genel kolluk örgütüne verilmesi gerekmektedir.

Yukarıda belirtilenler dışında kalan her çeşit ticaret ve sanat amacı güden iş yerlerinde sürekli veya geçici olarak çalıştırılanların kimliklerinin ise, yine iki örnek olarak düzenlenecek olan Çalışanlara Ait Kimlik Bildirme Belgesi’ne (Form: 2) yazılarak 3 gün içinde en yakın yetkili genel kolluk örgütüne verilmesi gerekmektedir.

İşe başlama aşamasında genel kolluk örgütüne verilmiş olan Çalışanlara Ait Kimlik Bildirme Belgesi’nin (Form: 2) imzalı bir örneği işyerleri tarafından saklanacaktır.

Çalışanın işten ayrılması durumunda ise, belgenin ayrılışla ilgili bölümlerinin (ayrılış tarihi ve imza) doldurularak, belgelerin verilmesindeki sürelere (24 saat/3 gün) uyulmak suretiyle yetkili genel kolluk örgütüne tekrar bildirimde bulunulması gerekmektedir.

İşyerleri, kendilerinde kalan belge örneklerini kolluk örgütünden alacakları kısımla birlikte üç yıl süre ile saklamakla yükümlüdürler.

Yukarıda belirtilen bildirimler sorumlu işleticiler tarafından, yine yukarıda belirtilen süreler içerisinde genel kolluk kuvvetlerinin bilgisayar terminallerine bağlanılarak elektronik ortamda da yapılması mümkündür.

Elektronik ortamda bildirimde bulunmak isteyen iş yerlerinin sahibi veya kanuni temsilcisi veya kiracısı tarafından sorumlu işleticilerinin kimliklerinin örneğine uygun şekilde en yakın kolluk birimine bildirilmesi, sorumlu işleticinin değişmesi halinde de değişikliğin yirmi dört saat içerisinde aynı şekilde bildirilmesi gerekmektedir.

Çalışanların işe başlayış ve ayrılışları ile ilgili yukarıda belirtilen bildirim yükümlülüklerinin süresinde yapılmaması halinde; Otel, motel, han, pansiyon, bekar odaları, günübirlik kiralanan evler, kamp, kamping, tatil köyü, her türlü özel veya resmi konaklama yerleri (yatılı okulların pansiyonları, yetiştirme yurtları ve köy odaları dahil) ile özel sağlık müesseseleri, dinlenme ve huzur evleri ve dini ve hayır kurumlarının sosyal tesislerine her bir çalışan için 4135 TL, bunlar dışında kalan ticaret ve sanat amacı güden işyerlerine ise, her bir çalışan için 267 TL idari para cezası uygulanmaktadır.

Kimlik bildirimine göre SGK tarafından yapılan işlemler  

1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’nun ek 2’nci maddesi uyarınca işyerlerinde sürekli veya geçici olarak çalışanlara ait kimlik bilgileri, genel kolluk kuvvetlerince SGK il müdürlükleri ve merkez müdürlüklerine bildirilmektedir.

SGK, bu bildirimleri kayıt dışı istihdamla mücadele kapsamında kullanmaktadır. Bu çerçevede, genel kolluk kuvvetlerine kimlik bildirimi yapılan kişilerin işyerlerince kayıt dışı (sigortasız) çalıştırılıp çalıştırılmadığı kontrol edilerek, sigortasız çalıştırıldığı anlaşılan kişilerle ilgili sosyal güvenlik mevzuatı yönünden işlem (işyerinin denetime alınması, sigortalılık tescili, prim tahakkuku, idari para cezası, prim teşviklerinden yasaklılık) yapılmaktadır.

Sonuç olarak; Kimlik bildirme sistemi ile elde edilen bilgiler, kamu güvenliği ve düzenini sağlamakla görevli Devlet kuruluşları için önemli olduğu kadar, kamu hizmeti yerine getiren kuruluşlar (TÜİK, SGK vd)  tarafından da görevleri ile ilgili olarak kullanıldığından, hem sorumlu işleticilerin, hem de çalışanların işe başlama ve ayrılışları ile ilgili bildirim yükümlülüklerinin süresinde yapılması ve bildirimi yapılan kişilerin sosyal güvenliğinin sağlanmış olduğu hususuna işyerlerinin dikkat etmesi gerekmektedir.